Un médecin peut être confronté à des dysfonctionnements de son secrétariat liés aux outils qui pourront engager la responsabilité de son opérateur téléphonique mais aussi liés à son personnel en cas de réponse inadaptée. Le médecin doit ainsi former son personnel et donner des consignes strictes qui s’appliqueront également aux sociétés chargées de fournir ces prestations aux médecins. Ce personnel devra, non seulement, prendre les rendez-vous ou visites urgentes, mais également les messages, afin que le médecin soit correctement informé des patients à rappeler. Au regard du secret professionnel, le médecin ne doit donner qu’un minimum d’informations au téléphone, ne pouvant vérifier l’identité de son interlocuteur : une consigne à faire passer à son secrétariat.