Sylvie est la secrétaire médicale du Dr Chemama, gynécologue à Paris, dans le 14ème arrondissement. Elle gère son agenda papier et travaille de façon classique : avec un crayon à papier et une gomme pour intégrer toutes les modifications qui surviennent plusieurs fois par jour.
Un des soucis de Sylvie est de pouvoir prendre ses congés sans que cela ne pose problème au Dr Chemama. Au quotidien, elle perd également un temps précieux à gérer les demandes de modifications de rendez-vous de la part des patientes.
Elle aimerait trouver un outil qui lui permette d’avoir plus de temps pour l’accueil physique au cabinet, qui lui fournisse en un coup d’œil une vue panoramique sur la semaine et les différents actes qui seront pratiqués et un outil qui puisse pallier son absence pendant les congés.
Que répond MonDocteur à cette secrétaire ?
Ce qui est essentiel pour Sylvie c’est de s’assurer que l’agenda du Dr Chemama soit toujours bien à jour. Elle doit s’assurer que l’agenda soit configuré conformément à l’organisation du Dr Chemama pour optimiser son temps de consultation. Elle doit par exemple conserver des créneaux spécifiques pour les suivis de grossesse et les urgences.
Et c’est exactement ce que lui a permis la plateforme MonDocteur. Sylvie choisit avec son praticien les plages horaires et les motifs pour lesquelles les patientes peuvent prendre rendez-vous en ligne, ainsi que les plages réservées au Docteur et à la prise de rendez-vous au cabinet, ou à la gestion des urgences par exemple. Elle a choisi d’être notifiée en temps réel des nouveaux rendez-vous pris sur internet ce qui lui permet de suivre le remplissage de l’agenda du Docteur Chemama en temps réel. Elle peut même la notifier lorsque son patient arrive en salle d’attente ; cette fonctionnalité est très pratique, notamment quand le Docteur a pris un peu de retard.
Sylvie gagne du temps à l’admission des nouvelles patientes en récupérant les informations enregistrées en ligne sur la plateforme. Son travail administratif au cabinet sur ce plan en est allégé.
Sylvie a pu prendre en main l’outil très rapidement et note que les appels de routine pour des prises de rendez-vous et modification de rendez-vous sont nettement diminués, ce qui lui permet de se dégager du temps pour les patientes qui auraient besoin de l’appeler pour une question plus précise ou qui ne souhaitent pas passer par internet.
Aujourd’hui, Sylvie est soulagée et a trouvé une routine avec la plateforme qui lui permet d’optimiser son travail d’assistanat et de réduire le temps passé au téléphone et à ajuster l’agenda papier. L’idée de MonDocteur est véritablement d’être en renfort du secrétariat pour limiter les tâches les moins intéressantes et participer à l’optimisation de l’agenda et au développement de la patientèle.
